Politique de confidentialité

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

Agence Phenomena (Groupe Uptimize) est responsable des renseignements personnels qu'elle recueille. La personne responsable de leur protection, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, est :

2. Ce que nous recueillons

Formulaire de contact

Prénom, nom, courriel, téléphone, organisation, service souhaité et votre message.

Demande d'inscription à un événement

Prénom, nom, courriel, téléphone, entreprise, titre, profil (repreneur, cédant…), processus d'achat ou de vente, échéancier, secteur d'activité et ce que vous recherchez. Ces deux derniers points peuvent révéler un projet de transaction : nous les traitons comme confidentiels.

Pendant l'événement (plateforme des participants)

• Votre profil d'annuaire, si vous le fournissez : photo, biographie, liens LinkedIn et site web.
• Votre horaire de rencontres, vos pauses et votre présence (arrivée, présence confirmée à un kiosque).
• Un NIP à six chiffres qui protège l'accès à votre portail.
• Si vous les activez : un abonnement aux notifications de votre navigateur, pour les rappels de rencontre.
• Les étapes de suivi de votre demande (courriel envoyé, réponse, sélection, paiement) et les notes de l'équipe.

Nous ne recueillons aucun renseignement de carte de paiement, aucune donnée de localisation et aucun renseignement de santé.

3. Pourquoi nous l'utilisons

• Vous répondre : donner suite à votre message ou à votre demande de services.
• Évaluer votre demande d'inscription : sélectionner les participants selon le thème de l'événement.
• Organiser vos rencontres : composer votre horaire, vous envoyer vos rappels, vous accueillir à la soirée.
• Vous présenter aux autres participants du même événement dans l'annuaire, sans vos coordonnées.
• Améliorer le site par une mesure d'audience agrégée, seulement si vous l'acceptez.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans vous demander un nouveau consentement.

4. Votre consentement

Chaque formulaire porte sa propre case de consentement, jamais cochée d'avance, qui décrit la fin précise pour laquelle vos renseignements seront utilisés. Le texte exact que vous avez accepté est conservé avec votre demande.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant au responsable. Le retrait peut nous empêcher de vous offrir le service : par exemple, sans vos coordonnées, nous ne pouvons pas planifier vos rencontres.

5. Qui y a accès

• L'équipe de Phenomena, et seulement les personnes qui en ont besoin pour organiser l'événement.
• L'organisme coorganisateur de l'événement auquel vous vous inscrivez (par exemple l'ACQ Métropolitaine pour la soirée du 4 novembre 2026), pour la sélection des participants et le déroulement de la soirée. Ses représentants ont un accès en lecture seule.
• Les autres participants du même événement voient dans l'annuaire votre nom, votre entreprise, votre titre, votre secteur et, si vous les fournissez, votre photo, votre biographie et vos liens. Ils ne voient jamais votre courriel ni votre téléphone. Les exposants confirment votre présence à leur kiosque.
• Nos fournisseurs techniques (section 6), liés par contrat, uniquement pour faire fonctionner le service.

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement personnel.

6. Fournisseurs et hébergement

Certains de nos fournisseurs sont situés hors du Québec. Avant de leur confier des renseignements, nous évaluons leurs mesures de protection (évaluation des facteurs relatifs à la vie privée) et concluons avec chacun une entente de traitement des données.

Les polices de caractères du site sont servies par notre propre domaine : aucune visite n'est transmise à Google.

7. Conservation et destruction

Sur demande, nous détruisons vos renseignements avant ces délais, sauf si une obligation légale (par exemple fiscale, pour une facture) nous oblige à en garder une partie.

8. Sécurité

Accès restreint par rôle et vérifié par la base de données elle-même ; portail des participants protégé par un lien personnel et un NIP, avec verrouillage après cinq essais ; connexions chiffrées ; aucune coordonnée dans l'annuaire ; sessions à durée limitée. Aucune mesure n'est parfaite : en cas d'incident, voir la section 12.

9. Décisions automatisées et profilage

Aucune décision vous concernant n'est prise uniquement par un traitement automatisé. Un outil peut proposer un premier brouillon d'horaire de rencontres, mais c'est une personne de notre équipe qui compose et valide chaque rencontre, et la sélection des participants est faite par des humains.

Nous n'utilisons aucune fonction de localisation, d'identification ou de profilage.

10. Témoins et mesure d'audience

Le site ne dépose aucun témoin publicitaire ni de suivi. La seule mesure possible est celle de Vercel Web Analytics (pages vues, pays, type d'appareil), qui ne pose pas de témoin et ne conserve pas d'identifiant persistant.

Elle est désactivée par défaut et ne s'active que si vous cliquez « Accepter » dans le bandeau. Votre choix est gardé 12 mois dans votre navigateur seulement, puis vous est redemandé.

La plateforme des participants utilise des témoins strictement nécessaires à la connexion (session sécurisée, inaccessible aux scripts). Ils ne servent à rien d'autre.

11. Vos droits

Vous pouvez, en écrivant au responsable :

• accéder aux renseignements que nous détenons sur vous ;
• les faire rectifier s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• en obtenir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
• faire cesser leur diffusion (par exemple, retirer votre fiche de l'annuaire) ou désindexer un lien ;
• retirer votre consentement et demander leur destruction.

Nous répondons dans un délai de 30 jours, gratuitement. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité, pour ne jamais remettre vos renseignements à quelqu'un d'autre.

12. Gouvernance et plaintes

Rôles et responsabilités

Le responsable approuve la présente politique, décide des accès et veille à la formation de l'équipe. Chaque membre de l'équipe n'accède qu'aux renseignements nécessaires à ses tâches, par un compte personnel, et s'engage à leur confidentialité. Les représentants d'organismes partenaires n'ont qu'un accès en lecture, limité à leur événement.

Nouveaux projets

Avant de développer ou de refondre un système qui traite des renseignements personnels, ou de confier des renseignements à un fournisseur hors du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Incidents de confidentialité

Tout incident (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte) est consigné dans un registre, même mineur. S'il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons sans délai la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

Plaintes

Adressez votre plainte par écrit au responsable à vbernier@agencephenomena.ca. Nous en accusons réception et vous répondons dans les 30 jours. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Modifications

Toute modification de cette politique est publiée sur cette page, avec sa date. Si elle change la façon dont nous utilisons des renseignements déjà recueillis, nous vous en informerons avant.